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Frequently Asked Questions

Please continue to ask questions, as we are clarifying some with Texas Department of Housing and Community Affairs. We will try to keep all FAQs current.

  1. What funding is available?
  2. Texas Housing and Community Affairs has received federal funding through the CARES Act Community Development Block Grant Program to reimburse certain Texas providers who serve consumers with disabilities for COVID-19 related expenses. The funding available for distribution is approximately $4.5 Million for the following providers serving consumers in the following residential settings:

    • Home and Community-Based Services (HCS)
      • 3-4 bed group homes
      • Host/Companion Care homes
    • Deaf-Blind Multiple Disabilities (DBMD)
      • Assisted Living up to 6 beds
    • Home and Community-Based Services-Adult Mental Health (HCBS-AMH
      • Assisted Living
      • Supervised Living
      • Host/Companion Care Homes
    • Boarding Homes with permits in Brenham, Dallas, El Paso, and San Antonio
    • ICF-IID Community Facilities

  3. Why are boarding homes from other areas not included?
  4. TDHCA allows Boarding Homes to be eligible for funding if they were issued permits by municipalities using HHSC Model Standards and included information required by Health and Safety Code, Sec 260.010. Municipalities of Brenham, Dallas, El Paso, and San Antonio were listed in the Boarding Homes Facilities Report, December 2020.

  5. Why is MHMR Tarrant and The Harris Center for Mental Health and IDD (The Harris Center) involved? Are providers only eligible in Tarrant or Harris counties?
  6. MHMR Tarrant and The Harris Center are assisting TDHCA to complete several tasks including providing an on-line application process, review/approval process, and allocation process.

    Any ICF-IID community facility providers, HCS, HCBS-AMH, and DBMD programs that are licensed or certified in Texas serving at least one person in a residential setting may apply. The Boarding Homes are limited to those that were issued permits in Brenham, Dallas, El Paso, and San Antonio.

  7. What expenses are allowable for reimbursement?
  8. Expenses related to COVID-19 on or after March 13, 2020 to April 14, 2021 include the following:

    • Personal Protective Equipment (PPE) for staff and residents including the following:
      • Gloves
      • Respirators
      • Facemasks
      • Face shields
      • Goggles
      • Isolation Gowns
    • Increased staffing costs
      • Increased salaries or wages due to existing direct care staff working extra hours due to COVID-19 response
      • Increased salaries or wages paid due to hiring new direct care staff in response to COVID-19
      • Expenses for bonuses or incentives to keep necessary staff during the COVID-19 pandemic.
      • Additional staffing expenses incurred due to diverting staff to support consumers in quarantine.
      • Increased costs must be attributable to the provision of direct services to consumers served with disabilities and not to administrative functions.
    • Costs incurred to quarantine of a person living in a residential setting:
      • Cost of hotel/motel expenses
      • Cost of transporting person from hotel/motel and back to the residential setting at federal transportation rate of 57.5 cents a mile in 2020 and 56 cents starting January 1, 2021 (will require a mileage log with street address locations for start and stop)
      • Cost of meals provided for residents

  9. How do we apply? What is required?
  10. A completed application online starting June 1, 2021 and supporting documentation is required for approval. Only allowable expenses will be reimbursed for COVID-19 related costs.

    MHMR Tarrant will provide a link for providers to apply and upload supporting documentation/receipts. There will be an announced application period. You will not be able to apply before or after the designated start and end dates.

    All applications must include the following:

    • Completed application with supporting documents and justifications that demonstrate that the expense is COVID-19 related, that disclose any assistance received for the same expenses (duplication of benefits), and that documents how the requested for reimbursement exceeds normal operating expenses.
    • Signed Attestation Form.
    • Information regarding duplication of benefits ($0 if not applicable).
    • Boarding Homes must upload a copy of the permit issued by the municipality. ICF-IID Community Facilities, HCS, HCBS-AMH, and DBMD must upload a copy of Licenses or Certifications to demonstrate that they were eligible providers during the COID-19 pandemic.

    If all documents are provided, but reviewers find that supporting documentation is not adequate, the application request may be denied or partially denied. Providers will be notified of the status and may appeal the findings within 14 calendar days after the notification. A separate review of the application will be completed. No further appeals are available.

  11. What if we have questions? Who are our contacts?
  12. Submit questions through the portal link to be answered prior to the application start date. You may also contact Molly.Hurst@mhmrtc.org. You may call her at 682-564-4960..

  13. What supporting documentation is required?
  14. Reimbursement for PPE, hotel/motels, transportation, and meals during quarantine requires the following:

    • Uploaded copies of receipts for each request that are dated and from the business or vendor. You may circle the specific expenses that are allowable or cross out unallowable expenses if your receipts include unallowable expenses.
    • An explanation in the application as to how the expenses were COVID-19 related.
    • TDHCA encourages providers to keep on-site documentation to demonstrate that any person temporarily lodged offsite resides in the eligible residential setting. PPE expenses purchased for day habilitation settings must be related to consumers living in the allowable residential settings.
    • Mileage will be reimbursed based on the federal mileage rate. You must also include a mileage log indicating the date, mileage to and from the residential setting to the quarantine location, and total mileage.

    Reimbursement for Increased salaries and increased costs requests requires the followings supporting documentation:

    • Pay statements or other documentation from payroll system should be uploaded that show the increased expenses. Do not upload Personal Identifying information. You may include an employee ID number.
    • Do not include personal information such as SS# or staff names. You may indicate an employee number.
    • Overtime expenses related to COVID-19 will be an allowable reimbursement and should be uploaded.
    • Providers should explain in the application how expenses are related specifically to COVID-19 and that the expenses are for direct care employees.
    • TDHCA encourages providers to keep on-site other information such as job postings, timesheets, pay statements, cost analysis for justification of need for overtime costs or other increased staffing costs for possible audits requirements should auditors request additional information.
    • If you paid for staff to quarantine with consumers at approved residential settings at another location, you may request overtime or additional salaries for new staff required. Please document the situation in your application.
    Please refer to question #4 for qualifying expenses.

  15. How much will each provider receive out of the $4.5 million?
  16. We realize expenses that providers have incurred over the past year will most likely exceed available funding, so careful management of funds and allocations are required.

    We invite providers to include all their expenses and supporting documentation with their application, however we anticipate that we will be required to limit the allocations. We have developed a tiered system that will allow providers the following:

    • An opportunity to receive at least partial reimbursement.
    • An opportunity for consideration of all expenses if adequate funding is available.
    • A fair and equitable method to reduce allocations if total requests exceed the total funding available.
    • Allows for one application period to reduce the burden on providers. (Tarrant and Harris reserve the right to extend the application period in certain situations).

    Tier 1: Limits allocation in this first tier to no more than $10,000 per application. If the review of applications and supporting documentation is approved and the requests up to $10,000 are equal to the total funding, no further action is required. If funding remains Providers that initially requested and provided justified documentation exceeding $10,000, will be considered for additional funding in Tier 2 if funds allow

    If during review it is determined that the requests of no more than $10,000 exceed the grant funding, the percentage that exceeds will be equally reduced from each provider’s total allocation amount.

    Tier 2: Limits allocation to those providers requesting over $10,000 but not exceeding $25,000. Requests will be considered to cover the net balance of the providers initial request minus the $10,000 allocation provided in Tier 1.

    If during review it is determined that the requests of over $10,000 but no more than $25,000 exceed the grant funding, the percentage that exceeds will be equally reduced from each provider’s total allocation amount.

    After applying allocations of Tier 1 and Tier 2 (if funds remain), providers requesting over $25,000 will have an opportunity to be considered in Tier 3.

    Tier 3: Random Selection Process
    Tier 3 will fund the net balance of the randomly selected provider’s initial request minus Tier 1 ($10,000) and Tier 2 ($25,000) allocations based on the remaining fund balance. The random selection process will continue until all funds are exhausted.

  17. Are expenses for disinfectants or cleaning included in the allowable requests?
  18. No. Only the expenses listed in question #4 are allowed by TDHCA.

  19. Who is reviewing my application and how will approvals/denials be made?
  20. It is important that your application be complete, and you upload appropriate supporting documentation to justify your requests. You are encouraged to document your questions and answers will be paid through the link provided. Questions will not be answered after the application period and applications may not be changed by the provider after the application end date.

    There will be reviewers assigned by MHMR Tarrant and The Harris Center that will thoroughly review the requests and will either approve or deny requests. We may adjust certain requests that do not have supporting documentation and approve only those requests that do justify reimbursement. (Partially Denied)

    Providers whose applications are denied or partially reduced will have an opportunity to appeal. Watch for further instructions about the appeal process. No further appeals will be considered.

Questions Others Have Asked:

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Preguntas frecuentes

  1. ¿Qué financiación está disponible?
  2. Texas Housing and Community Affairs ha recibido fondos federales a través del Programa de Subvenciones para Bloques de Desarrollo Comunitario cares Act para reembolsar a ciertos proveedores de Texas que sirven a los consumidores con discapacidades para gastos relacionados con COVID-19. La financiación disponible para su distribución es de aproximadamente $4.5 Millones para los siguientes proveedores que atienden a los consumidores en los siguientes entornos residenciales:

    • Servicios domésticos y comunitarios (HCS)
      • 3-4 casas del grupo de camas
      • Hogares de acogida/cuidado de acompañantes
    • Discapacidades múltiples sordo-ciegas (DBMD)
      • Vida asistida hasta 6 camas
    • Servicios domésticos y comunitarios-Salud Mental para Adultos (HCBS-AMH)
      • Vida asistida
      • Vida supervisada
      • Hogares de acogida/cuidado de acompañantes
    • Casas de huéspedes con permisos en Brenham, Dallas, El Paso y San Antonio
    • Instalaciones comunitarias ICF-IID

  3. ¿Por qué no se incluyen las casas de huéspedes de otras áreas?
  4. TDHCA permite a las casas de huéspedes ser elegibles para recibir financiamiento si fueron emitidas permisos por los municipios que utilizan las Normas Modelo HHSC e incluyeron la información requerida por el Código de Salud y Seguridad, Sec 260.010. Los municipios de Brenham, Dallas, El Paso y San Antonio fueron incluidos en el Informe de Instalaciones de Pensiones, diciembre de 2020.

  5. ¿Por qué están involucrados MHMR Tarrant y The Harris Center for Mental Health e IDD (The Harris Center)? ¿Los proveedores solo son elegibles en los condados de Tarrant o Harris?
  6. MHMR Tarrant y The Harris Center están ayudando a TDHCA a completar varias tareas, incluyendo proporcionar un proceso de solicitud en línea,proceso de revisión/aprobación y proceso de asignación.

    Cualquier proveedor de instalaciones comunitarias ICF-IID, HCS, HCBS-AMH y programas DBMD que tengan licencia o estén certificados en Texas servingal menos una persona en un entorno residencial puede aplicar. Las casas de embarque se limitan a las que se emitieron permisos en Brenham,Dallas, El Paso y San Antonio.

  7. ¿Qué gastos se permiten para el reembolso?
  8. Los gastos relacionados con COVID-19 a partir del 13 de marzo de 2020 al 14 de abril de 2021 incluyen los siguientes:

    • Equipo de Protección Personal (EPI) para el personal y residentes, incluyendo los siguientes:
      • Guantes
      • Respiradores
      • Máscaras faciales
      • Escudos faciales
      • antiparras
      • Vestidos de aislamiento
    • Aumento de los costos de personal
      • Aumento de salarios o salarios debido al personal de atención directa existente que trabaja horas extra debido a la respuesta de COVID-19
      • Aumento de salarios o salarios pagados debido a la contratación de nuevo personal de atención directa en respuesta a COVID-19
      • Gastos de bonificaciones o incentivos para mantener el personal necesario durante la pandemia COVID-19.
      • Gastos adicionales de personalincurridos debido al desvío de personal para apoyar a los consumidores en cuarentena.
      • El aumento de los costos debe ser atribuible a la prestación de servicios directos a los consumidores atendidos con discapacidades y no a funciones administrativas.
    • Costos incurridos a cuarentena de una persona que vive en un entorno residencial:
      • Costo de los gastos de hotel/motel
      • Costo de transportar a la persona desde hotel/motel y de vuelta al entorno residencial a una tarifa de transporte federal de 57.5 centavos por milla en 2020 y 56 centavos a partir del 1 de enero de 2021 (requerirá un registro de kilometraje con ubicaciones de direcciones de la calle para el inicio y la parada)
      • Costo de las comidas proporcionadas a los residentes

  9. ¿Cómo aplicamos? ¿Qué se requiere?
  10. Se requiere una solicitud completa en línea a partir del 1 de junio de 2021 y documentación de apoyo para su aprobación. Solo se reembolsarán los gastos permitidos por los costes relacionados con COVID-19.

    MHMR Tarrant proporcionará un enlace para que los proveedores apliquen y carguen documentación/recibos de soporte. Habrá un período de solicitud anunciado. No podrá solicitarlo antes o después de las fechas de inicio y finalización designadas.

    Todas las aplicaciones deben incluir losiguiente:

    • Solicitud completada con documentos justificativos y justificaciones que demuestran que el gasto está relacionado con COVID-19, que revelan cualquier ayuda recibida para los mismos gastos (duplicación de beneficios), y que documenta cómo el pedido de reembolso excede los gastos normales de funcionamiento.
    • Formulario de certificación firmado.
    • Información relativa a la duplicación de beneficios ($0 si no corresponde).
    • Las residencias de huéspedes deben cargar una copia del permiso expedido por el municipio. Las instalaciones comunitarias de ICF-IID, HCS, HCBS-AMH y DBMD deben cargar una copia de licencias o certificaciones para demostrar que eran proveedores elegibles durante la pandemia COID-19.

    Si se proporcionan todos los documentos, pero los revisores consideran que la documentación justificativa no es adecuada, la solicitud de solicitud puede ser denegada o denegada parcialmente. Los proveedores serán notificados del estado y podrán apelar las conclusiones dentro de los 14 días naturales posteriores a la notificación. Se completará una nueva facturación independiente de la solicitud. No hay más apelaciones disponibles.

  11. ¿Qué pasa si tenemos preguntas? ¿Quiénes son nuestros contactos?
  12. Enviar preguntas a través del enlace del portal para ser respondidas antes de la fecha de inicio de la solicitud. También puede ponerse en contacto con Molly.Hurst@mhmrtc.org. Puedes llamarla al 682-564-4960.

  13. ¿Qué documentación justificativa se requiere?
  14. El reembolso por EBP, hotel /moteles, transporte y comidas durante la cuarentena requiere lo siguiente:

    • Copias cargadas de recibos para cada solicitud con fecha y desde el negocio o proveedor. Puede rodear los gastos específicos que son permitidos o tachar gastos no permitidos si sus recibos incluyen gastos no permitidos.
    • Una explicación en la solicitud sobre cómo se relacionaban los gastos COVID-19.
    • TDHCA alienta a los proveedores a mantener la documentación in situ para demostrar que cualquier persona alojada temporalmente fuera del sitio reside en el entorno residencial elegible. Los gastos de PPE comprados para entornos de habilitación de día deben estar relacionados con los consumidores que viven en los entornos residenciales permitidos.
    • El kilometraje será reembolsado basado en la tarifa federal de kilometraje. También debe incluir un registro de kilometraje que indique la fecha, el kilometraje hacia y desde la configuración residencial hasta la ubicación de cuarentena y elkilometraje total.

    El reembolso del aumento de los salarios y el aumento de las solicitudes de costos requiere lo siguiente que respalde lareducción:

    • Se deben cargar estados de cuenta de pago u otra documentación del sistema de nómina que muestre el aumento de los gastos. No cargue información de identificación personal. Puede incluir un número de identificación de empleado.
    • No incluya información personal como SS# o nombres de personal. Puede indicar un número de empleado.
    • Los gastos de horas extras relacionados con COVID-19 serán un reembolso permitido y deben cargarse.
    • Los proveedores deben explain en la aplicación cómo los gastos están relacionados específicamente con COVID-19 y que los gastos son para empleados de atención directa.
    • TDHCA alienta a los proveedores a mantener en el lugar otra información, como registros de empleo, hojas de horas, estados de cuenta de pago, análisis de costos para justificar la necesidad de costos de horas extras u otros costos de personal aumentados para posibles requisitos de auditorías en caso de que los auditores soliciten información adicional.
    • Si pagó para que el personal se cuarentenase con los consumidores en la configuración residencial aprobada en otro lugar, puede solicitar horas extras o salarios adicionales para el nuevo personal requerido. Documente la situación en su solicitud.
    Consulte la pregunta #4 para conocer los gastos que califican

  15. ¿Cuánto recibirá cada proveedor de los $4.5 millones?
  16. Es muy probable que losgastos incurridos por los proveedores en el último año superen la financiación disponible, por lo que se requiere una gestión cuidadosa de los fondos y las asignaciones.

    Invitamos a los proveedores a incluir todos sus gastos y documentación de apoyo con su solicitud,sin embargo anticipamos que seremos necesarios para limitar lasasignaciones. Hemos desarrollado un sistema en niveles que permitirá a los proveedores lo siguiente:

    • Una oportunidad para recibir al menos un reembolso parcial.
    • Una oportunidad para considerar todos los gastos si hay financiación adecuada disponible.
    • Un método justo y equitativo para reducir las asignaciones si las solicitudes totales exceden la financiación total disponible.
    • Permite un período de solicitud para reducir la carga para los proveedores. (Tarrant y Harris se reservan el derecho de ampliar el período de solicitud en ciertas situaciones).

    Nivel 1: limita la asignación en este primer nivel a no más de $10,000 por aplicación. Si se aprueba la revisión de las solicitudes y la documentación justificativa y las solicitudes de hasta $10,000 son iguales a la financiación total, no se requiere ninguna otra acción. Si la financiación sigue siendo proveedores que inicialmente solicitaron y proporcionaron documentación justificada superior a $10,000, serán considerados para financiamiento adicional en el Nivel 2 si los fondos lo permiten..

    Si durante la revisión se determina que las solicitudes de no más de $10,000 exceden el financiamiento de la subvención, el porcentaje que excede se reducirá igualmente del monto total de asignación de cada proveedor.

    Nivel 2: Limita la asignación a aquellos proveedores que solicitan más de $10,000 pero no excedan $25,000. Se considerarán solicitudes para cubrir el saldo neto de la solicitud inicial de proveedores menos la asignación de $10,000 proporcionada en el nivel 1.

    Si durante la revisión se determina que las solicitudes de más de $10,000 pero no más de $25,000 exceden el financiamiento de la subvención, el porcentaje que excede se reducirá igualmente del monto total de asignación de cada proveedor.

    Después de aplicar asignaciones de nivel 1 y nivel 2 (si los fondos permanecen), los proveedores que soliciten más de $25,000 tendrán la oportunidad de ser considerados en el nivel 3.

    Nivel 3: Proceso de selección aleatoria
    El nivel 3 financiará el saldo neto de las asignaciones iniciales del proveedor seleccionado aleatoriamente menos las asignaciones de nivel 1 ($10,000) y nivel 2 ($25,000) basadas en el saldo restante del fondo. El proceso de selección aleatoria continuará hasta que se agoten todos los fondos.

  17. ¿Los gastos de desinfectantes o limpieza están incluidos en las solicitudes permitidas?
  18. No. TDHCA solo permite los gastos enumerados en #4.

  19. ¿Quién está revisando mi solicitud y cómo se harán las aprobaciones/denegaciones?
  20. Es importante que la aplicación esté completa y cargue la documentación de soporte adecuada para justificar sus solicitudes. Se le anima a documentar sus preguntas y respuestas se pagarán a través del enlace proporcionado. Las preguntas no serán respondidas después del período de solicitud y las solicitudes no pueden ser cambiadas por el proveedor después de la fecha de finalización de la solicitud.

    Habrá revisores asignados por MHMR Tarrant y The Harris Center que revisarán a fondo las solicitudes y aprobarán o denegarán solicitudes. Podemos ajustar ciertas solicitudes que no tienen documentación justificativa y aprobar solo aquellas solicitudes que justifiquen el reembolso. (Parcialmente denegado)

    Los proveedores cuyas solicitudes se denieguen o se reduzcan parcialmente tendrán la oportunidad de apelar. Esté atento a más instrucciones sobre el proceso de apelación. No se examinarán más apelaciones.

  21. ¿Afecta la recepción de los fondos del Programa de Protección de Cheques De Pago (PPP, por susglos) la capacidad de solicitar el reembolso de horas extras para los salarios?
  22. El proveedor debe dar fe del hecho de que no ha recibido ninguna otra forma de asistencia gubernamental (por ejemplo, la Ley CARES), incluyendo pero no limitado a una subvención, un préstamo o cualquier otra forma de reembolso, incluido el seguro para los mismos gastos. La duplicación de beneficios es cuando un beneficiario recibe asistencia de múltiples fuentes para el mismo propósito y la asistencia total recibida es más que la necesidad o gasto total. Si ha recibido el reembolso o lo anticipa de otra fuente, la solicitud le pedirá que indique el importe y se reducirá de su solicitud de reembolso.

  23. ¿Cubrirá esto los costos de horas extras asociados en nuestros hogares del grupo ICF y HSC asociados con la cobertura COVID-19? Tuvimos un período que COVID golpeó a nuestro personal y muchos empleados tuvieron que trabajar ot.
  24. Sí, uno de los gastos permitidos incluye el aumento de los costos de atención directa como resultado de la respuesta covid-19. Se incluirían horas extras, así como incentivos otorgados al personal para trabajar (bonificación, aumento de salarios, horas extras, etc.). Debe justificar que el gasto está directamente relacionado con su respuesta a COVID-19.

  25. ¿Podemos recibir un reembolso por horas extras que la enfermera tuvo que trabajar durante covid? No necesariamente horas extras. Pero trabajando más horas de lo que su horario habitual. Además, si tuviera que contratar a una enfermera para que estuviera de guardia o de nuevo por si la enfermera del programa se enfermaba.
  26. El Departamento de Vivienda y Asuntos Comunitarios de Texas ha enumerado los gastos permitidos debido al aumento de los costos de personal como los siguientes:

    • Aumento de los salarios o salarios pagados debido al personal de servicio directo existente que trabaja aumentó las horas para la respuesta a COVID-19 (por ejemplo, horas extras, bonificación, aumento de salario para mantener al personal)
    • Aumento de los costos debido a la contratación de nuevo personal de atención directa para la respuesta covid-19.

    También estipulan que el aumento de los costos de personal debe ser atribuible a la prestación de servicios directos a los residentes, no a las funciones administrativas. La atención directa incluye el tiempo dedicado a proporcionar lo siguiente: ayudar a los consumidores residenciales con actividades de vida diaria (cuidado personal, alimentación, cocina y limpieza); administrar medicamentos a los residentes, acompañando a los residentes hacia y desde citas médicas). Los derechos administrativos no son costos reembolsables.

    Si puede justificar que su enfermera funcionó bajo las estipulaciones anteriores, el aumento del salario podría ser potencialmente costos reembolsables. Pagar de guardia no sería un servicio directo. Sin embargo, si usted tuvo que contratar enfermera adicional para funcionar como una atención directa en caso de que su enfermera se enferme durante la pandemia, puede ser reembolsable.

  27. ¿Reembolsará los gastos de los termómetros adquiridos por los controles de temperatura antes de entrar en las instalaciones?
  28. Los gastos que son elegibles para el reembolso son los siguientes:

    • Equipo de Protección Personal (EPI)
      • Respiradores
      • Máscaras faciales
      • Escudos faciales
      • antiparras
      • Vestidos de aislamiento
      • Guantes
    • Aumento de los costos de personal
    • Los costos asociados con los residentes de cuarentena se trasladaron a moteles

    Los termómetros no estaban incluidos en esas categorías.

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